Koppla WooCommerce till Fortnox för smidig bokföring och orderhantering
Att koppla samman WooCommerce med Fortnox öppnar dörren för automatiserad bokföring, effektiv lagerhantering och sömlös orderhantering. Genom att följa stegen nedan säkerställer du att både e-handelsplattformen och ekonomisystemet kommunicerar korrekt, vilket sparar tid och minskar risken för manuella fel. Nedan går vi igenom processen i detalj – från förberedelser i Fortnox till felsökning och underhåll.
Förbered ditt Fortnox-konto
Innan du kan börja synkronisera data från WooCommerce behöver du säkerställa att ditt konto i Fortnox är korrekt konfigurerat.
- Logga in och bekräfta behörighet
Börja med att logga in på ditt Fortnox-konto. Navigera till inställningsmenyn och vidare till avsnittet Administrera Användare. Här kontrollerar du att du har administratörsbehörighet, vilket är nödvändigt för att generera och hantera API-nycklar. - Generera ett nytt API-nyckelpar
Under Administrera Användare > API-Integrationer klickar du på Ny API-nyckel. Välj de rättigheter som din integration behöver, exempelvis åtkomst till ordrar, lager och fakturor. Systemet genererar därefter en API-nyckel som du kopierar och sparar på en säker plats. Tänk på att API-nycklar är känslig information – hantera dem med försiktighet.
Installera ett Fortnox-integrationsplugin i WooCommerce
När ditt Fortnox-konto är redo är nästa steg att installera ett plugin i WooCommerce som hanterar kommunikationen mellan WooCommerce och Fortnox.
- Hitta och installera pluginet
- Logga in på din WordPress-installation och gå till Plugins > Lägg till nytt.
- Sök efter ett plugin som stöder Fortnox-integration, till exempel Fortnox Integration for WooCommerce eller liknande plugins med gott rykte och aktiva uppdateringar.
- Klicka på Installera och sedan på Aktivera för att slutföra installationen.
- Varför ett plugin är nödvändigt
WooCommerce har inte ett inbyggt stöd för Fortnox, så pluginet fungerar som en brygga mellan de två systemen. Detta plugin hanterar det tekniska arbetet med att skicka orderinformation, kunddata och lagersaldon mellan WooCommerce och Fortnox.
Konfigurera plugin
Efter att du har installerat pluginet i WooCommerce är det dags att ställa in anslutningen korrekt.
- Lokalisera inställningarna
Gå till WooCommerce > Inställningar och leta upp fliken Fortnox (eller motsvarande flik för det plugin du valt). - Ange API-uppgifterna
- Klistra in den API-nyckel du genererade i Fortnox.
- Om pluginet kräver kompletterande uppgifter som klient-ID eller en hemlig nyckel, se pluginets egen dokumentation för anvisningar om hur du får tag på dessa.
- Testa anslutningen
De flesta integrationsplugins har en knapp eller funktion för att testa om anslutningen fungerar. Använd denna för att säkerställa att din API-nyckel är giltig och att kommunikationskanalen är upprättad.
Ställ in synkroniseringsinställningar
Nu när anslutningen är igång är det viktigt att definiera hur och vad som ska synkroniseras mellan WooCommerce och Fortnox.
- Orderhantering
Bestäm om nya beställningar i WooCommerce automatiskt ska skapas som ordrar, fakturor eller offertunderlag i Fortnox. Kontrollera även hur betalnings- och leveransstatus ska hanteras. - Produktsynkronisering
Vill du att produktinformation ska överföras automatiskt mellan systemen? Ange vilka attribut du vill synkronisera, exempelvis priser, beskrivningar och lagersaldo. Se till att SKU (artikelnummer) i WooCommerce stämmer överens med den du använder i Fortnox. - Kundsynchronisering
En annan fördel med integrationen är automatisk överföring av kunduppgifter. Du kan välja om nya kunder i WooCommerce ska skapa kundkort i Fortnox eller om du endast vill uppdatera befintliga kundposter. - Synkroniseringsintervall
Många integrationsplugins låter dig ställa in hur ofta synkronisering ska ske. Välj mellan realtid (direktuppdatering) eller schemalagda intervaller (t.ex. en gång i timmen).
Testa integrationens funktionalitet
Innan du börjar använda integrationen i skarpt läge är det viktigt att genomföra en noggrann testkörning.
- Skapa en testbeställning
Lägg en provorder i WooCommerce med en testprodukt för att se om den dyker upp korrekt i Fortnox. - Verifiera produktdata
Om du valt att synkronisera produktinformation och lager, kontrollera att produkten har rätt pris, SKU och lagersaldo i Fortnox. - Utvärdera kundhanteringen
Om testordern gjordes av en ny kund, se efter om kundinformationen nu finns registrerad i Fortnox.
Automatisera bokföringen (valfritt)
En av de stora fördelarna med Fortnox är möjligheten att automatisera bokföringen.
- Aktivera automatisk bokföring
I Fortnox kan du ställa in automatiska rutiner för bokföring av inkommande fakturor och betalningar. Koppla varje kontotyp till rätt bokföringskonto för att slippa manuell kontering. - Rådgivning och stöd
Om du är osäker på hur inställningarna ska göras för din bokföring, är det bäst att kontakta din redovisningskonsult eller Fortnox kundtjänst. På så vis säkerställer du att allt är korrekt anpassat till dina specifika bokföringsregler och rutiner.
Felsök vanliga problem (avancerad nivå)
Ibland uppstår hinder på vägen. Här är några vanliga problem och hur du kan åtgärda dem:
- API-anslutningen misslyckas
Kontrollera att du matat in rätt API-nyckel och att du har aktiverat lämpliga behörigheter för integrationen i Fortnox. - Produkter synkroniseras inte
Se till att produktens SKU stämmer överens i både WooCommerce och Fortnox. Felaktig eller saknad SKU kan stoppa synkroniseringen. - Dubbelbokföring
Om du använder flera integrationer eller automatiska flöden kan det leda till dubbelbokföring. Se till att bara en tjänst ansvarar för att skicka bokföringsdata till Fortnox.
Underhåll och uppdateringar (avancerad nivå)
För att integrationen mellan WooCommerce och Fortnox ska fortsätta fungera optimalt krävs regelbundet underhåll. Om ni har en utökad prenumerationsplan hos oss så ingår detta i underhållstjänster.
- Håll programvaran uppdaterad
Se till att både Fortnox och ditt WooCommerce-plugin alltid är uppdaterade till de senaste versionerna. Uppdateringar innehåller ofta säkerhetsförbättringar och kompatibilitetsfixar. - Regelbunden översyn
Kontrollera med jämna mellanrum att data fortfarande synkroniseras korrekt, särskilt om du ändrat något i produktkatalogen eller gjort större justeringar i WooCommerce. - Staging-miljö
Om du planerar större förändringar, som att byta plugin eller införa nya funktioner, använd en staging-miljö för att testa ändringarna innan du inför dem på din live-webbplats.
Tips och råd för en säker och stabil integration (avancerad nivå)
- Dokumentera alltid
Spara API-nycklar och andra konfigurationsinställningar på en säker plats, gärna i en lösenordshanterare eller ett krypterat dokument. - Kontakta support vid behov
Uppstår problem du inte kan lösa själv, tveka inte att kontakta pluginets support eller Fortnox kundtjänst. De kan ofta vägleda dig rätt eller peka på specifika lösningar. - Arbeta strategiskt med bokföring
Genom att kombinera automatisk bokföring i Fortnox med en strukturerad redovisningsrutin får du en transparent och pålitlig bild av företagets ekonomi.
